کارآموزی گزارش طراحی نظام های مالی شركت خاک صحرا

مدیریت دانش و چگونگی اداره و هدایت یك سازمان برای رسیدن به اهداف آن است بنابراین، هدف مدیریت دستیابی به نتایج مطلوب در جهت تحقق بخشیدن به هدف های سازمان است

فهرست مطالب

بخش اول

مدیریت و وظایف آن

مقدمه:

– مدیریت دانش و چگونگی اداره و هدایت یك سازمان برای رسیدن به اهداف آن است. بنابراین، هدف مدیریت دستیابی به نتایج مطلوب در جهت تحقق بخشیدن به هدف های سازمان است.

– برای دست یابی به این هدف، مدیریت میبایست وظایف كلی زیر را انجام دهد:

• برنامه ریزی
• سازمان دهی
• تصمیم گیری
• ایجاد هماهنگی
• كنترل

انجام وظایف بالا را تنها مسئولیتی كه با سمت “ مدیر “ در سازمان فعالیت میكنند، بر عهده ندارند. در واقع این وظایف در سطوح مختلف سازمان به درجات وجود دارد و تقسیم می گردد.

نظام

نظام یا سیستم، مجموعه به هم پیوسته ای از اجزایی است كه برای دستیابی به هدف یا هدف های مشترك و از پیش تعیین شده ای، با یكدیگر در ارتباط متقابل قرار دارند. این ارتباط به گونه ای است كه كاركرد هر جزء بر كاركرد دیگر اجزا نظام تأثیر

گذاشته و در عین حال از آنها تأثیر می پذیرد.

بنابر این هر گونه انحرافی كه در چگونگی كاركرد جزئی از یك نظام پیش آید، باعث میگردد كه كل آن نظام در رسیدن به هدف پیش بینی شده، با دشواری روبرو شود.

هدف های هر نظام مالی

هر نظام مالی، به عنوان یك نظام اطلاعاتی، مجموعه ای است متشكل از نظام های فرعی دیگر كه به منظور تحقق هدف های معینی، با یكدیگر متقابلاّ در ارتباط هستند و بدنه نطام مالی را تشكیل میدهند.

مهمترین این هدف ها عبارتند از:

• o برنامه ریزی عملیات مالی
• o اعمال كنترل های لازم
• o برقراری نظام گزارش دهی در مورد عملیات مالی
• o تسهیل آموزش كاركنان مالی ساز مان و ارتقا سطح دانش حرفه ای آن ها

هدف ها و ویژگی های نظام های مالی طراحی شده

هدف های نظلم های مالی طراحی شده به طور كلی همان هدفهای نظام مالی یاد شده در بند “3“ این نوشته می باشد كه به منظور دستیابی به آن ویژگی های زیر در

تهیه و طراحی نظام های مالی ملحوظ نظر بوده است:

• o انطباق با وضعیت عینی و شرایط ویژه ژ مشخص شركت، برای این منظور كوشش شده تا با شناخت دقیق واقعیت های موجود و محدودیت های آن، نظام های مالی به گونه ای تهیه شوندكه پاسخگوی نیاز های شركت و رافع
  نارسایی های آن باشد.
• o قابلیت انعطاف در برابر تغییرات احتمالی، در صورتی كه اعمال تعدیلات و یا تغییرات جزیی در جایی از نظام ها ضرورت یابد، ساخت كلی آن انسجام خود را حفظ خواهد نمود.
• o جامعیت از این نظر كه كلیه فعالیت های مالی شركت را در بر میگیرد. لازم به یاد آوری است كه نظام های مالی در كلیات خود وظیفه جمع آوری و انعكاس كل عملیات مالی شركت را بر عهده دارند. بنابر این نظام های مالی می بایست در بر گیرنده همه نظام های فرعی ای كه به نوعی با عملیات مالی شركت مرتبط، و بخشی از آمار و اطلاعات مالی هر شركت در انها ایجاد و منعكس میگردد، باشند.
• o سهولت فهم و سادگی اجرا، در تهیه و تدوین نظام های مالی توجه لازم نسبت به موارد زیر شده است:

اولا فهمیدن سیستم برای كاركنان آسان باشد، ثانیا اجرای سیستم به سادگی میسر گردد. به این سبب، از پیچیدگی های غیر ضروری در طرح مصرا پرهیز شده است.

مراحل انجام كار

– تهیه و طراحی نظام های مالی هر سازمانی مستلزم گذر از مراحل مختلفی است كه در زیر برای آشنایی با اساسی ترین آنها به اختصار این مراحل توضیح داده میشود:

1( اولین مرحله از فعالیت های شناخت، بررسی اولیه است. در این مرحله شناخت كلی وضعیت شركت مورد نظر میباشد. در بررسی اولیه، اطلاعاتی در خصوص نوع شركت و فعالیت های آن، میزان گستردگی فعالیت ها و حجم عملیات لازم. چگونگی نیروی انسانی، مشكلات و نارسایی های موجود و هدف های مدیریت گرد آوری میشود.

2( شناخت :

– تهیه و طراحی نظام های مالی بدون شناخت كامل و دقیق وضعیت شركت مقدور نیست. شناخت خود از دو مرحله جداگانه تشكیل می شود:

الف) شناخت اولیه: بررسی كلی فعالیت ها و عملیات شركت را منظور نظر دارد،

ب) شناخت تفصیلی: كه طی آن مشاور جزئیات تمامی فعالیت ها، روش های انجام كار، نحوه تقسیم وظایف و مسئولیت ها، چگونگی تخصیص نیروی انسانی و

نحوه ارتباط فعالیت ها با یكدیگر را مورد بررسی دقیق و مطالعه قرار می دهد.

– پس از تكمیل شناخت هر یك از موضوعات، نتایج بدست آمده با مسئولین مربوط در شركت در میان گذاشته میشود.تا بدین وسیله از درستی اطلاعات گرد آوری شده اطمینان حاصل گردد، افزون بر این مشاوران مشكلاتی را كه طی انجام عملیات شناخت با آنها روبرو شده اند با مسئولین شركت مطرح میكنند تا بدین ترتیب، از بروز مشكلات مشابه احتمالی در مراحل بعدی عملیات پیشگیری شود.

3( تهیه و طراحی نظام های مالی:

– پس از انجام عملیات شناخت، اطلاعات گرد آوری شده مورد تجزیه و تحلیل قرار میگیرند، مشاوران در ضمن تجزیه و تحلیل این اطلاعات، مشكلات و تنگناها، نارسایی ها و كمبود های نظام مالی موجود را مشخص نموده و درباره آن ها به بحث و تبادل نظر می پر دازند.

– كار طراحی نظام های مالی پس از مطالعات و بررسی های یاد شده و دستیابی به ره یافت های علمی، صورت میگیرد.

– مشاوران، مسئولین شركت و مدیریت مالی شركت را در جریان طرح های پیشنهادی قرار داده و از نظریات آن ها در خصوص طرح های مزبور مطلع می شوند. روشن است كه مشاوران ضمن حفظ استقلال خود در تهیه و طراحی نظام ها، باید به میزان توان شركت برای پذیرش و جذب طرح های ارائه شده و نیز بهره گیری از نظریات مثبت مسئولین شركت توجه نمایند. به طور كلی در رودن كار طراحی نظام های مالی، مشاوران می بایست همواره هدف ها و ویژگی های آن را مد نظر داشته باشند.

– نظام های مالی پس از تهیه و طراحی و پس از مكتوب و نهایی شدن مجموعه ای را تشكیل می دهند كه در اختیار شركت قرار می گیرد.

4) اجرای نظام های مالی:

– پس از ارائه نظام های مالی به مسئولین شركت، حساس ترین مرحله كار یعنی اجرای نظام ها آغاز می شود. هدف نهایی از طراحی نظام ها، اجرای آن ها است.

انجام موفقیت آمیز این مرحله، مؤید انطباق نظام های مالی ارائه شده با وضعیت عینی هر شركت و كارآیی آن در پهنه عمل خواهد بود.

– برای اجرای نظام ها، لازم است تمهیداتی در نظر گرفته شود. در واقع ابتدا ضروری است امكانات مورد نیاز تهیه شود. همچنین نسبت به آماده سازی محیط اقدام گردد. برای نمونه موارد زیر را میتوان نام برد:

• o ایجاد سازمان مناسب انجام كار
• o تأمین و یا تكمیل نیروی انسانی
• o تهیه و چاپ فرم ها، اعم از فرم ها و كارت ها
• o پیشنهاد فراهم نمودن فضای لازم برای كاركنان

– از دیگر اموری كه جزو تداركات اجرا محسوب می شود، حصول اطمینان از

بخش نامه مدیریت مبنی بر تغییر نظام های مالی و لازم الاجرا بودن نظام های جدید است.

– پس از انجام تداركات بالا، بایستس مسئولین و كاركنان با طرح های مربوط به كار خود آشنا شده و از مزایای آن ها و ماهیت تغییرات بوجود آمده آگاهی یابند.

– با توجه به ارائه روش های نوین در نظام های مالی در واقع، پیاده كردن نظام های مالی جدید، در گرو آموزش كاركنان و ارتقاء سطح دانش فنی آن ها است ( كه آموزش عمومی آن ها در ابتدای طراحی نظام های مالی انجام شد ) توجه بیشتر به امر آموزش هنگامی ضرورت می یابد كه شركت در استخدام پرسنل مجرب لازم دچار محدودیت باشد.

روش های اجرای نظام های مالی

– اجرای نظام های مالی به یكی از روش های زیر ممكن است:

1/ روش مرحله ای:

– در این روش، عملیات اجرا به چند مرحله یا فاز تقسیم میگردد، كه عملیات هر مرحله بر اساس برنامه زمان بندی خاص به اجرا در می آید. در صورتی كه دامنه عملیات گسترده و نظام های مالی جدید پیچیده باشند این روش برای اجرا به كار گرفه می شود.

2/ روش موازی ( همزمان ) :

– در این روش، با توجه به عدم اطمینان نسبت به كفایت تخصص كاركنان و نیز به منظور حصول اطمینان از قابلیت اجرای سیستم در حین پیاده كردن آن،
نظام های قدیم و جدید به طور همزمان مورد استفاده قرار می گیرند. بدین ترتیب، جایگزینی نظام جدید به جای نظام قدیم به تدریج و پس از آشنایی كاركنان مربوط با آن صورت می پذیرد.

3/ روش جایگزینی كلی نظام جدید:

در صورتی كه دامنه عملیات گسترده نبوده و نظام های مالی جدید بالانسبه به سادگی قابل اجرا باشد و نیز سطح تخصص كاركنان شركت تعویض كلی و یك جای سیستم را ممكن سازد، ار این روش استفاده می گردد.

در انتخاب روش اجرای نظام های مالی، مدیران بایستی با اتكا بر شناخت كامل خود از وضعیت شركت (كه بیانگر عواملی از قبیل فوریت اجرا، سطح تخصص كاركنان، خواست مدیریت و نیز گسترش دامنه عملیات است ) و نیز پیچیدگی نظام های مالی جدید، تصمیم گیری نمایند.

با توجه به مطالب پیش گفته، روش جایگزینی برای پیاده كردن نظام های مالی طراحی شده دز شركت خاك صحرا، مناسب تشخیص داده شده ( بخش حساب ها و صـدور اسناد روزنامه، با توجه به مجمـوعه عوامل یاد شده به صـورت مـوازی اجـرا

گردد).

پس از انجام مراحل مختلف اجرا، نظام های مالی جدید تا حدود زیادی مستقر می گردد. ولی معمولا حصول اطمینان از اجرای كامل نظام ها، مستلزم كنترل های بعدی طی یك دوره نظارت و مراقبت می باشد.