مبانی نظری و پیشینه تحقیق مولفه ها و ابزارهای فناوری اطلاعات

– مولفه‌های فناوری اطلاعات

فناوری اطلاعات به تولید، ذخیره، اصلاح، بازیابی و انتقال سریع اطلاعات به کمک رایانه و دیگر وسایل الکترونیکی اشاره دارد. سه مؤلفه ضروری برای فناوری اطلاعات عبارت است از: سخت افزار، نرم افزار، و بانک اطلاعات (داورپناه، ۱۳۸۱، ص ۸۱).

۲-۲-۱-۱- سخت افزار: سخت افزار اصطلاحی است که در مورد اجزای فیزیکی یک سیستم رایانه‌ای به کار می‌رود. از دیدگاه کلی یک دستگاه رایانه شامل سه بخش اصلی واحد پردازنده مرکزی [۱] وسایل
ورودی ـ خروجی [۲] و حافظه‌ اصلی [۳] است. واحد پردازنده مرکزی را می‌توان مغز رایانه نامید، زیرا هم تمام محاسبات و عملیات را انجام می‌دهد و هم کنترل قسمت‌های مختلف دیگر برعهده آن است. وسایل ورودی و هر وسیله ای که بتواند اطلاعات یا علایمی را به واحد پردازنده مرکزی ارسال یا مستقیماً به داخل حافظه منتقل کند، همچنین هر وسیله‌ای که بتواند اطلاعات یا علایمی که واحد پردازنده مرکزی تولید کرده یا داخل حافظه ذخیره شده است، به گونه‌ای دریافت کند یا به نمایش در آورده وسیله خروجی گویند. از جمله وسایل خروجی و ورودی می‌توان به کارت خوان، چشم الکترونیکی، صفحه انگشتی حساس، صفحه کلید، و چاپگر اشاره کرد. حافظه اصلی در واقع انباره رایانه است. درکنار حافظه اصلی رایانه‌ها از حافظه کمکی که معمول ترین آن ها دیسکت رایانه‌ای است، نیز استفاده می‌نمایند.

۲-۲-۱-۲- نرم افزار: سخت افزار یا مجموعه اجزای فیزیکی به تنهایی قادر به انجام دادن هیچ عملی نبوده و لازم است با اجرای فرمان هایی این مجموعه فعال شود و دستورهای کاربر را اجرا کند. دو گروه نرم افزار کاملاً مشخص وجود دارد. نرم افزار سیستم و نرم افزار کاربردی، نرم افزار سیستم عملیات رایانه را هماهنگ ساخته و نرم افزار کاربردی برای حل مسائل خاص تجاری طراحی می‌شود.

۲-۲-۱-۳- بانک اطلاعاتی: به مجموعه‌ای از کلیه داده‌های مورد استفاده در یک برنامه کاربردی (خواه یک فایل یا چند فایل) بانک اطلاعاتی اطلاق می‌شود. پایگاه اطلاعاتی یا بانک اطلاعاتی مجموعه‌ای از فایل‌های مربوط به هم است. منظور از "مربوط به هم" این است که تغییر یک فایل از پایگاه اطلاعاتی ممکن است باعث یک سلسله تغییر در دیگر فایل‌های این پایگاه شود. مزیت یک پایگاه اطلاعاتی ایجاد مجموعه‌ای از اطلاعات هم سان مربوط به یک سازمان و حذف افزونگی اطلاعات و عدم یک دستی است.

۲-۲-۲- عوامل زیر ساختی فناوری اطلاعات

فناوری اطلاعات به یک زیر ساخت مناسب نیاز دارد که از تمام جنبه ‌ها از جمله جنبه‌های اقتصادی و اجتماعی متوازن باشد. عوامل زیر ساخت متفاوتی نظیر عوامل فنی، مدیریتی، کارکنان، اقتصادی، فرهنگی- اجتماعی و دولتی قطعاً بهره‌گیری فناوری اطلاعات در کتابخانه‌ها را تحت تأثیر قرار خواهند داد. این موارد به صورت زیر دسته بندی می‌شود (داورپناه، ۱۳۸۱):

۱٫ عوامل فنی: سخت افزار و نرم افزار رایانه، ارتباط از راه دور، استانداردها، اشتراک رایانه‌ای، تأمین انرژی (برق)؛

۲٫ عوامل مدیریتی: روند اجرایی، حمایت مدیران رده بالا، صلاحیت ثبات در مدیریت، همکاری؛

۳٫ عوامل کارکنان: کارکنان متخصص، استخدام کارکنان، نگرش کتابداران به فناوری اطلاعات، آموزش ضمن خدمت.

۴٫ عوامل اقتصادی: منابع مالی، هزینه فناوری اطلاعات، مبادله ارز؛

۵٫ عوامل اجتماعی- فرهنگی: نظام آموزشی، کاربران (نگرش فرهنگی جامعه)، زبان انجمن‌های تخصصی، صنایع داخلی اطلاع رسانی؛

۶٫ عوامل دولتی: سیاست ملی اطلاع رسانی، قوانین و مقررات، سازمان ملی اطلاع رسانی؛

 یاد آور می‌شود که این مقولات به نحو دقیق از یکدیگر منفک نبوده و تداخل زیادی میان عوامل وجود دارد. ریشه این متغیرها را در برخی موارد درون جامعه و در برخی موارد در درون کتابخانه باید مورد مطالعه قرار داد.

میزان موفقیت بهره‌گیری از فناوری‌های نوین اطلاعات نیز به میزان توافق این متغیرهای به هم مرتبط بستگی دارد. هر کدام از این عوامل، مشخصات خاص خود را دارند، ولی اساساً حلقه‌های یک زنجیر هستند و بستر را برای طراحی، نگاهداری و بهره‌گیری موفقیت آمیز فناوری اطلاعات هموار می‌کنند؛ لذا هنگام بهره‌گیری از فناوری اطلاعات باید همه این عوامل مورد نظر باشند.

۲-۳- کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان ها

فناوری اطلاعات در سازمان ها دارای کاربردهای متفاوتی است، بیشتر صاحب نظران این گونه کاربردها را به دو نوع طبقه بندی نموده اند:

۲-۳-۱- کاربرد عملیاتی

در ابعاد تخصصی، استفاده از فناوری اطلاعات را کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعات می‌نامند. تهیه لیست حقوق، صدور احکام کارگزینی، پیش‌بینی  موجودی، برنامه ریزی تولید و توزیع و تخصیص نیروی کار، هزینه- یابی صنعتی، تهیه صورت‌های مالی و سود و زیان و دیگر وظایف تخصصی از جمله  زمینه‌های کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعاتی هستند. در این سطح فناوری اطلاعات و رایانه موجب گسترش خودکارشدن کارها و امور اداری شده و در نتیجه به انجام اقتصادی کارها و سرعت آن ها منتهی می‌شود. کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعات در سازمان ها پیامدهای عمده زیر را در پی داشته است:

1. افزایش بهره ‌وری؛
2. افزایش اثر بخشی از طریق کاهش هزینه‌های عملیاتی که این کاهش از چند جهت امکان پذیر می‌گردد. با ورود فناوری اطلاعات به سازمان نیاز به نیروی انسانی کاهش می‌یابد.

فناوری اطلاعات با ایجاد امکان دسترسی به اطلاعات دقیق راجع به مواردی مانند سطح موجودی، سبب کاهش هزینه‌های عملیاتی شده، موجب کاهش سطح ضایعات و زمان لازم برای تولید می‌گردد؛

3. ارائه روش‌های کنترل فعالیت‌های منابع انسانی؛
4. افزایش قدرت رقابت سازمان در اثر پیشرفت‌های حاصله در کنترل کیفی و نوآوری؛

۲-۳-۲- کاربرد اطلاعاتی

هرچند در ابتدا ابزار فناوری صرفا برای ماشینی کردن فرایندهای دفتری استفاده می‌شد، اما به سرعت این تفکر شکل گرفت که یک ابزار اطلاعاتی- ارتباطی ارزشمند است که می‌تواند به میزان زیادی بهره وری را افزایش دهد.

کاربرد اطلاعاتی فناوری اطلاعات سبب تسهیل جمع آوری، ذخیره، و انتشار اطلاعات می‌گردد. به عبارت دیگر اگر رایانه و دیگر فناوری‌های عملیاتی، در نقش کاربرد عملیاتی به عنوان یک وسیله و ابزار مکانیکی تبدیل داده به ستاده عمل می‌کنند، در نقش اطلاعاتی به عنوان یک عنصر و عامل اصلی در جمع آوری، انتقال و انتشار عناصر و عوامل اطلاعاتی به شمار می‌روند. نقش اطلاعاتی به کنترل و انتشار اطلاعات بر اساس اهداف، مقررات و استانداردهای سازمان کمک می‌کند. برنامه‌ریزی آموزش، تحقیقات بازاریابی، تحقیق در عملیات، پیش‌بینی فروش و… از جمله زمینه‌های کاربردی فناوری اطلاعات می‌باشند. این وظایف اغلب نقش ستادی و پشتیبانی وظایف تخصصی را دارا هستند.

کاربرد اطلاعاتی فناوری اطلاعات نیز نتایج زیر را به عهده دارد:

1. کمک به انتشار اطلاعات رسمی در سازمان؛
2. افزایش هماهنگی بیشتر بین واحدهای اصلی و فرعی سازمان؛
3. دستیابی به سیستم‌های اطلاعات مدیریت استاندارد و پیشرفته؛
4. تأمین اطلاعات لازم برای تصمیم گیری سریع و دقیق؛                             

مدیران به کمک این معلومات و بینش‌های اساسی و تجهیز به ابزار فناوری جدید تصمیم گیری و مهارت‌های کار با رایانه ها، لوح‌های فشرده، شبکه‌های تعامل اطلاعاتی و الکترونیکی، تصویری، و صوتی می‌توانند رفتار حرفه ای مناسب قرن بیست و یکم خود را برای افزایش اثر بخش کارایی و توسعه و بهسازی سازمان نشان دهند.

یکی از تأثیرات مهمی که فناوری اطلاعات در کتابخانه ها گذاشته تغییر در روش رهبری و مدیریت می‌باشد. روش رهبری و هدایت یکی از عناصری است که می‌تواند تأثیر مثبت و منفی بر تلاش‌های مدیریت تغییر ناشی از فناوری اطلاعات داشته باشد (بیات، ۱۳۸۹).

فناوری اطلاعات موجب تغییر در شیوه کسب و کار شده، به طوری که مدیریت این گونه سازمان ها با مسائل کاملا متفاوت در مقایسه با سازمان‌های عصر صنعتی مواجه شده اند. در نتیجه نحوه تصمیم گیری، منابع تصمیم، زمان و موضوعات مورد تصمیم گیری دگرگون شده و افراد تصمیم گیرنده در هر سطح از سازمان با مسائل خاص خود درگیر می‌باشند (مدهوشی، ۱۳۸۱).

فناوری اطلاعات موجب شده است که در مراحل تبدیل اطلاعات از شکلی به شکل دیگر تحولی رخ داده و اطلاعات تبلور یافته در اختیار مصرف کنندگان آن قرار گیرد. در واقع فناوری اطلاعات با تغییراتی که در روند ذخیره، بازیابی، و مدیریت اطلاعات ایجاد کرده نقش کتابداران و شکل‌های مختلف خدمات کتابخانه ها را نیز تغییر داده و آن ها را از بافت سنتی خود خارج نموده است. کاربرد فناوری اطلاعات در کتابخانه ها و مراکز اسناد به هر شکل و اندازه اساسا به سه عامل سخت افزار، نرم افزار، و نیروی انسانی بستگی دارد و مفهوم این جمله در برگیرنده انواع ابزارهای ارتباطی از قبیل رایانه، ماهواره، رادیو، تلویزیون، لوح‌های فشرده، تلفن، تلکس، نمابر، و بزرگراه‌های اطلاعاتی است. فناوری اطلاعات در بهسازی خدمات کتابخانه ها و تسریع در ارائه آن تأثیر چشمگیری داشته موجب تسهیل و سرعت در ارتباط و تصمیم گیری‌های بین مدیران و کتابداران شده است.