تحقیق در مورد کنترل موجودی و تاثیر آن برسود آوری ‌

کنترل موجودی و تاثیر آن برسود آوری

آیا انبار كالای شما تحت كنترل است ؟
متاسفانه ، كنترل موجودی كالا موضوع اساسی است كه بیشتر تولیدكنندگان آمریكایی “بویژه بازار سطح میانی ” برای چیره شدن بر آن تلاش می كنند. از آنجایی كه مشكلات یا به خاطر حجم كم موجودی كالا ویا به خاطر حجم زیاد موجودی كالابه وجود می آیند، لذا تولیدكنندگان باید آگاه باشند كه كنترل موجودی كالا فقط مدیریت مواداولیه یا موضوع بخش انبار نیست . همه بخشها از قبیل دایره خرید، دریافت ،مهندسی ، ساخت و حسابداری به صحت روشها و مدارك موجودی كالا كمك می كنند.

داده های نادرست موجودی كالا باعث تاخیر در حمل ونقل ، توقف خط تولید، خریداشتباهی قطعات و نگهداری بیش ازحد موجودی كالا می شود. صرفنظر از شركت تولیدی “گسسته ، فرایندی ، مهندسی براساس سفارش ” به نظر می رسد كه زمینه های كمبود مشابه یكدیگر هستند. به این فهرست نگاهی بیاندازید و به عمق كنترلهای موجودی كالای شركت خود توجه كنید.

صورتهای مواد
یكی از عوامل مهم هنگام بررسی سطوح موجودی انبار كالا صحت صورتهای مواداست .
به موارد زیر توجه كنید:
صورتهای مواد هرچند وقت یكبار بازبینی و به روز می شوند؟
آیا صورتهای مواد صحیح و دقیق هستند؟ آیا این صورتهای مواد دربرگیرنده مفهوم كلی مهندسی كالا مربوط به چندین سال قبل هستند یا اینكه قطعات و مونتاژهای فرعی را كه عملا در كارخانه استفاده می شوند را منعكس می كند؟
آیا در صورتهای مواد، مقادیر هر مونتاژ و واحدهای اندازه گیری تعیین شده اند؟

آیا مدت زمان دریافت كالای خریداری شده ، ثبت گردیده است ؟
آیا ضایعات یا آب رفتگی محصولات موردتوجه قرار گرفته اند؟ صورتهای موادی كه بادرنظر گرفتن محصول صددرصد ایجاد می شوند در اكثر مواقع اشتباه هستند و منتهی به كمبود یا ازدیاد مواد می شوند كه علت آن هم استفاده نامناسب از قطعات است .

سیاستهای دریافت
سیاست دریافت باید مستند باشد و فعالانه اداره شود تا از دریافت به موقع كالا وپردازش منسجم تفاوتهای مقداری “محموله های زیاده ازحد، مرجوعی ها” اطمینان حاصل شود. به این سوالات توجه كنید:

آیا از اسناد دریافت و اطلاعات سفارش خرید برای تایید صحت سفارش استفاده می شود؟
آیا قبل از اینكه مواد خیلی مهم به انبار یا سالن تولید وارد شوند بازرسی كیفیت صورت می گیرد؟
فرایند مواد برگشتی چیست ؟ چه كسی مسئول برگشتیها، بازرسی آنها و درصورت تایید مسئول ثبت برگشت مواد در مدارك دائمی است ؟

وضعیت ATP “مقدار موجودی دردسترس و قابل تعهد”
ATP دقیقا همان چیزی است كه به نظر می رسد. ATP آن مقدار از موجودی كالا است كه قبلا به یك سفارش مشتری یا به عنوان یك مونتاژ فرعی در یك واحد دیگر تعهد داده نشده است . زمانی كه ATP شناخته شده نیست ، بسیاری از تولیدكنندگان یا موجودی كالارا تا سطحی انباشته می كنند كه مطمئن شوند به اتمام نمی رسد و یا در سطوح خیلی كم موجودی عمل می كنند. هر دو راه كار اشتباهی است . موجودی كالایی كه به اندازه كافی گردش نداشته باشد، دارائیهای شركت را هدر می دهد و به طور خطرناكی ، سطوح پایین وموجودی كالا ریسك كسری كالا را افزایش می دهد، كه ممكن است باعث توقف خطتولید شود. بهترین راه برای چك كردن نحوه استفاده و صحت ATP “AVAILABLE TO PROMISE” این است كه مراقب كاركنان بخش دریافت سفارش باشیم .
اگر آنها مشتریان را در نوبت می گذارند به منظور بازرسی فیزیكی وضعیت ذخیره ، به انبار بروید زیرا مشكلی وجود دارد.

تغییرات مهندسی
آیا تغییرات در اجزای كالای ساخته شده بازنگری می شوند و آیا تاریخهای موثر به همه بخشها بموقع ابلاغ می شوند؟ به این سوالات توجه كنید:
آیا شركت شما از یك كمیته تغییر مهندسی برای تجزیه وتحلیل اهمیت تغییرات پیشنهاد شده استفاده می كند؟
قبل از اینكه یك مهندس یك قطعه را از رده خارج بكند ببینید كه تغییر موردنظر چه اثری بر سایر زمینه های كاری شركت ممكن است داشته باشد.
آیا اطلاعیه های تغییر مهندسی تاریخهای موثری را كه فعالانه اداره می شوند رادربرمی گیرید؟ “در غیر این صورت ، خریداران ممكن است قطعات را مبتنی بر مدارك تاریخیشان و طرحهای قبلیشان سفارش دهند.”

نتیجه چیزی جز سفارش قطعات به اشتباه “كه باعث ایجاد موجودی كالای از رده خارج می شود” و یا سفارش ندادن قطعاتی كه باید خریداری شوند، نیست . یك هیات بازنگری مواد كه متشكل از افرادی از حوزه های حسابداری ، مهندسی ، ساخت وبازاریابی است را به كار بگیرید.
گزارش ضایعات

اگر قطعات درحین فرایند مونتاژ آسیب ببینند، آنگاه بررسی چگونگی صدور قطعات جایگزین شده ضروری خواهدبود. بسیاری از شركتها به كاركنان خط تولید اجازه می دهندكه به انبار كالا دسترسی باز داشته باشند و برای قطعات اضافی استفاده شده در یك فعالیت خا
ص به هیچ نوع ثبتی نیاز نیست . دلائل متعددی وجود دارد كه همه قطعات استفاده شده در فرایند تولید باید درقبال یك سفارش كاری مشخصی كنترل شوند. اول اینكه ، استفاده از قطعات اضافی ، سودآوری هر كاری را تحت تاثیر قرار می دهد و لذاردیابی قطعاتی كه واقعا استفاده شده اند مهم است . دوم اینكه ثبت كردن استفاده واقعی قطعات شما را قادر خواهدساخت تا قطعات تعویض شده را از موجودی كالا، كم كنید وبه این وسیله توازنهای دقیقتری از موجودی كالای دردسترس را می توانید منعكس كنید.

زمان دریافت كالا
صحت زمانهای دریافت كالا از فروشندگان را روزآمد كنید. بهترین فرد برای تعیین زمانهای دریافت كالا، خریداران هستند و معمولا این زمانها را بعداز اجرای سیستم MRPمی توان مشخص كرد. اما زمانهای دریافت كالا هرچند وقت یكبار بازنگری می شوند؟ وبطوركلی زمانهای دریافت كالا در اكثر صنایع روبه كاهش هستند. زمانهای دریافت كالاباید بطور دوره ای ارزیابی و تغییر داده شوند تا بتوان عملكرد واقعی فروشندگان رامنعكس كرد. زمانهای نادرست دریافت كالا باعث بروز سفارشهای ازدست داده شده می شوند و علت آن نیز كسری كالا و كمبودهاست .

نشانه های سفارش مجدد
آیا نقاط ساكن سفارش مجدد و حداقل سطوح ذخیره سازی نشانه های استانداردی برای انجام سفارشات جدید هستند؟ اگر از نقاط سفارش مجدد استفاده می كنید از كجاخواهید دانست كه چه موقع موادسفارش داده شده جدید مصرف خواهندشد؟ شایدمواد سفارش داده شده جدید برای چند روز، چندهفته و یا حتی ماهها قبل از اینكه مصرف شوند به شكل موجودی باقی بماند. شما چگونه افراد بخش خرید را ارزیابی می كنید؟ اگر ارزیابی عملكرد سالانه آنها تنها مبتنی بر اجتناب از كمبودها باشد، احتمال خواهد داشت كه گردش موجودی كالای شما كمتر از حد نرمال باشد. درعین حال آنها رامسئول سطح حداقل گردش كالا بسازید. هر مدیرعاملی باید از صورتهای حمل شبانه شركت آگاه باشد. شركتهای بسیاری به منظور حذف كسری كالا و تاخیرها به سفارشهای شبانه به عنوان راه حلی موقتی روآورده اند. مشكلات ریشه ای اغلب اوقات در مسائل سیستمی نهفته است .

سیستم مكان یاب انبار
به همان اندازه كه انبارداری ساده به نظر می رسد، به همان اندازه نیز شركتها در ارتباطبا برقراری و نگهداری انبار قطعات ضعیف عمل می كنند. با دریافت و یا جابجایی اقلام موجودی كالا دانستن اینكه موجودی كالا بطور فیزیكی كجا واقع شده است ، اگرغیرممكن نباشد، مشكل خواهدبود. زمانی كه بازیابی هر قطعه نیاز به جستجو داشته باشد آنگاه بهره وری انبار تاحد زیادی كاهش می یابد. برای موفقیت یك شركت تولیدی نگهداری داده های صحیح موجودی كالا و داشتن یك انبار فیزیكی با كاركرد عالی ،بسیارمهم است . سیاستها و رویه ها باید بعداز اینكه جنبه های فیزیكی تحت كنترل قرارگرفتند ایجاد، اجرا، و نگهداری شوند.

این سیاستها را می توان توسط یك سیستم كامپیوتری كاملا یكپارچه پشتیبانی كرد تا دسترسی فوری به همه مبادلات مربوط به موجودی كالا را فراهم سازد. دسترسی فوری به اطلاعات به كاركنان امكان بازبینی ومبارزه طلبی با رویدادها را به هنگام وقوع می دهد، برخلاف اینكه آنها بخواهند این بازبینی را مدتی بعداز وقوع انجام دهند. با وجود این ، به خاطر داشته باشید كه یك سیستم كامپیوتری یكپارچه راه حل مسئله نیست ، بلكه ابزاری است كه به منظور یافتن مسائل و موضوعهای عمیقتر استفاده می شود.

موجودی كالا یك دارایی نیست
فراتر از زمینه های مسئله ساز كنترل موجودی كالا، تولیدكننده ها خودشان با جابجایی و ایجاد موجودی كالای بیش از اندازه باعث بروز مشكلات موجودی كالایشان می شوندكه كار خود را نیز تحت عنوان خدمات كامل به مشتریان مطرح می كنند. تولیدكننده هااعمال خودرا با چشم پوشی از هزینه های نگهداری “هزینه سرمایه ، هزینه دزدی ، هزینه اقلام خارج از رده ، هزینه خسارت ، هزینه مواد گم شده ، هزینه انبارداری ، هزینه نیروی كارصرف شده و زمان كار ماشین ” مرتبط با مازاد موجودی كالا و تمركز بر هزینه های كسری “هزینه فرصت فروش ازدست رفته ، خدمات نامناسب به مشتریان ” موجودی كالا، توجیه می كنند.

با وجود اینكه ، تمایل كلی صنعت بیشتر به سمت سفارشهای مكرر، مبتنی برسلیقه مشتری و سفارشهایی با حجم كوچكتر است ، تولیدكنندگان گرایش دارند تا باساختن و پركردن انبارهایی كه امكان پاسخگویی به هر درخواستی را فراهم می سازد به تقاضای نامطمئن پاسخ بدهند. در عین حال تولیدكنندگان مایلند كه هزینه واقعی یك ماشین ، سلول كاری ، یا خط تولید اضافی كه می تواند انعطاف پذیری و ظرفیت كافی رافراهم كند را بدانند و این درحالی است كه امكان كاهش موجودی كالا و فضای انباربجای افزایش آن وجود دارد. غالبا این تولیدكننده ها راه آسانتر را انتخاب می كنند و بجای اینكه به سراغ بهبود تواناییهای تولیدی خود بروند به ایجاد موجودی كالا روی می آورند.

گردش موجودی كالا
یك راه پاسخ به این سوال كه آیا یك سازمان موجودی كالای بیش ازحد دارد یا خیر،نسبت به گردش موجودی كالاست . اغلب اوقات گزارشهای مالی كلی ، نسبت گردش موجودی كالای كلی را كه همان نسبت هزینه كالای فروش رفته به متوسط موجودی كالای دردسترس است را ارائه می كند. اما ابزار موثر این است كه گردش موجودی كالا رابه اجزایش یعنی گردش موادخام ، گردش كار در جریان ساخت و گردش موجودی كالای ساخته شده تقسیم كنیم .

مثالی را درنظر
بگیرید كه در آن هزینه كالای فروش رفته برابر چهار میلیون دلار ومتوسط موجودی كالای دردسترس برابر یك میلیون دلار “شامل موادخام ۲۰۰ هزاردلار، كار در جریان ساخت ۲۰۰ هزار و موجودی كالای ساخته شده ۶۰۰ هزار دلار”است . با وجود اینكه نسبت كلی چهار محاسبه خواهد شد، اما نتایج مربوط به موادخام ،كار در جریان ساخت و كالای ساخته شده به ترتیب ۲۰،۲۰، و ۶٫۷ محاسبه خواهدشد.بدین طریق اطلاعات كافی برای دستیابی به بزرگتری

ن فرصت به منظور بهبود موجودی كالا وجود خواهد داشت . درمیان این سه نوع موجودی كالا، گردش ضعیف موجودی كالای ساخته شده بدترین حالت است زیرا تولیدكننده ها قبلا هزینه های مربوط به نیروی كار، ماشین آلات و سربار را متحمل شده اند. علاوه براین كالاهای ساخته شده بعداز اینكه ساخته شوند انگیزه قوی را برای ازهم گسستن یا دوباره سازی فراهم می كند. ازطرف دیگر، گردش موادخام نشانه خوبی برای ارزیابی عملكرد شركت و چگونگی كنترل زیربنای اساسی صورتهای مواد خرید و فروشندگان را نشان می دهد. ازمجموعه روشهای ساده كمك بگیرید و ببینید كه هرگونه بهبود فرایند كنترل موجودی كالا را از كجامی توانید شروع كنید:

نوع خط تولیدی را تعیین كنید;
برای عملكرد كنترل موجودی كالا معیاری را برگزینید;
استراتژی را تدوین كنید “ساخت برای سفارش ، ساخت برای انبار كردن ، ساخت براساس پیش بینی “;
علل زیربنایی را از طریق بازنگری عملیاتی تعیین كنید;
فعالیتهای اصلاحی را به اجرا درآورید;

الف – طراحی یا بهبود فرایند
انبار و جریانهای كار در جریان ساخت را بازنگری و تجزیه وتحلیل كنید;
فرایندهای هیئت بازنگری خرید / مواد را بررسی كنید;
به بازنگری فرایند ترخیص قطعات و اسباب كار بپردازید;

ابزار، اطلاعات و سیستمهای فیزیكی را فراهم سازید;
سیاستها و رویه ها را تنظیم كنید;
كاركنان را آموزش دهید;
مسئولیت مداوم به كاركنان بدهید;
ب – توازنهای اولیه ایجاد یا اعتباردهی كنید
ج – توازنهای دائمی و ATP را حفظ كنید
د – طبقه بندی ABC برای موجودی كالا انجام دهید

ه’ – برای اقلام گروه A شمارش دوره ای توسعه دهید
و – روشی برای بازنگری مداوم فرایند “چه كسی ، چه چیزی ، چه زمانی ، چگونه ” انتخاب كنید
ز – علل ریشه مسئله را تصحیح كنید
و به یاد داشته باشید از آنجایی كه كنترل موجودی مستقیما بر خط عملیاتی تولیدكنندگان اثر
می گذارد، هزینه چشم پوشی از آن بسیار زیاد است . با تعهد مدیریت به نگهداری سطوح صحیح موجودی كالا، و حمایت سیاستها و رویه های جدیدی بوسیله سیستم های كامپیوتری كاملا یكپارچه آسانتر خواهدبود كه بفهمیم كی كافی ، كافی است .