آشنایی با دستورالعمل ها و نحوه ارزشیابی كاركنان

ارزشیابی ابزاری است كه سازمانها و كاركنان را در تأمین این نیازها كمك می‌كند و بعنوان یكی از مؤثرترین و كارآمدترین ابزار شناخت و كنترل، نقش مهمی ایفاء می‌كند زیرا با اجرای یك طرح مناسب ارزشیابی میتوان در جهت اثربخشی، بهسازی، رشد و تعالی، جلب رضایت، ایجاد سیستمی عادلانه (برای ارتقاء گروه، ترفیع، انتصاب به پستهای مدیریتی، تشویق و تنبیه، تعیین نیازهای

مقدمه

بدون شك نیروی انسانی در هر سازمان جدای از حجم و اندازه آن بعنوان مؤثرترین و مهمترین عامل تعیین كننده در بقاء رشد و پویایی سازمان به شمار آمده و بزرگترین سرمایه و دارایی آن محسوب می گردد.

لذا هر فرد در سازمان مربوطه برای پیشرفت و نیل به اهداف تعیین شده شغلی نیاز به آگاهی از موقعیت خود دارد. این آگاهی موجب می شود كه او از نقاط قوت و ضعف عملكرد و رفتار خود مطلع گردد و تمهیدات لازم را برای اثربخشی بیشتر كوششهایش به كار برد. بدیهی است كه عدم توجه دستگاه به احساسات، نیازها و عملكرد كاركنان صدمات جبران ناپذیری در ادامه انجام مأموریت و اهداف سازمان وارد خواهد نمود.

ارزشیابی ابزاری است كه سازمانها و كاركنان را در تأمین این نیازها كمك می‌كند و بعنوان یكی از مؤثرترین و كارآمدترین ابزار شناخت و كنترل، نقش مهمی ایفاء می‌كند زیرا با اجرای یك طرح مناسب ارزشیابی میتوان در جهت اثربخشی، بهسازی، رشد و تعالی، جلب رضایت، ایجاد سیستمی عادلانه (برای ارتقاء گروه، ترفیع، انتصاب به پستهای مدیریتی، تشویق و تنبیه، تعیین نیازهای آموزشی) مشخص نمودن نقاط قوت و ضعف و ایجاد روابط عادلانه همراه با محیطی مناسب توأم با حسن تفاهم در بین مدیران و كاركنان اقدام نمود. از همین منظر نظر مدیران و مسئولین محترم را به این نكته جلب می نمایم كه با توجه به اهمیت ارزشیابی كاركنان در مدیریت منابع نیروی انسانی و از آنجائیكه اطلاعات دقیق و صحیح حاصل از اجرای برنامه ارزشیابی كاركنان تحت سرپرستی مبنای تصمیمات مهم مربوط به افزایش سنواتی، افزایش فوق العاده شغل ارتقاء گروه، آموزش و بهسازی و… قرار می گیرد و مالاً عدالت استخدامی را در دستگاه محقق می سازد از این رو نظارت و كنترل بر فرآیند اجرای برنامه ارزشیابی به منظور تضمین ارزشیابی دقیق و واقعی امری الزامی است.

در جهت تحقق این هدف به منظور كنترل و محدود نمودن تأثیر خطاهای رایج در ارزشیابی كاركنان به ویژه خطال هاله ای، خطای گرایش به ارفاق، خطای سهل گیری كه موجب ارزشیابی غیر واقعی و بزرگ نمایی رفتار و عملكرد ارزشیابی شوندگان می‌گردد. كلیه ارزشیابی كنندگان مكلفند نسبت به ارزشیابی دقیق و واقعی كاركنان تحت امر اقدام نمایند، لذا به منظور آشنایی عزیزان ارزشیابی كننده از دستورالعمل ها و آئین نامه های مربوط به ارزشیابی بر آن شدیم تا گزیده ای هرچند مختصر تهیه و تدوین و در اختیار آنان قرار دهیم امید است كه مسئولین عزیز با مطالعه دقیق این مختصر ما را در انجام ارزشیابی واقعی، عادلانه و بدور از سلیقه های شخصی و بر اساس ضوابط مربوطه یاری نمایند.

ارزشیابی بایستی یكی از شاخص های مهم انتخاب افراد به پستهای مدیریتی و سرپرستی مد نظر مدیران و مسئولین عزیز قرار گیرد اما متأسفانه تا كنون این مهم مورد قرار نگرفته است به هر حال عدم دقت و آگاهی ارزشیابی كنندگان در سنجش معیارهای عملكردی و رفتاری و اخلاقی كاركنان میتواند موجبات نارضایتی عده اتی از همكاران خدوم را فراهم و یا باعث بزرگ نمایی بیش از اندازه عملكرد عده ای دیگر شود.

انشاءالله كه بتوانیم با همكاری و هماهنگی یكدیگر در انجام ارزشیابی كارآمد، واقعی و عادلانه اقدام نمائیم تا اهمیت این مهم بعنوان بهترین ابزار تشویق و تنبیه و جلب رضایت كارمند مورد شناخت و توجه دقیق مدیران و كاركنان قرار گیرد.

خلاصه طرح و چرخه مستمر ارزشیابی:

1-گفتگو یا مصاحبه آغاز دوره:

در آغاز دوره ارزشیابی (فروردین تا اردیبهشت هر سال) واحد ارزشیابی مؤسسه بایستی فرمهای ارزشیابی كلیه كاركنان هر واحد سازمانی را كه مشخصات كامل ارزشیابی شونده در قسمتهای مربوطه درج گردیده است برای مدیریتها و ادارات و قسمتهای مختلف ارسال نماید مسئولین مربوطه بایستی در مرحله نخست جلسه مصاحبه ای كه آن را جلسه مصاحبه آغاز دوره می نامند با كاركند تحت سرپرستی تشكیل دهند و در مورد كارهایی كه در طول دوره بایستی كارمند به انجام برساند برنامه ریزی كنند. به عبارت دیگر سرپرست بایستی شرح وظایفی را كه كارمند در طول دوره موظف به انجام آن می‌باشد و حدود انتظارات خویش را به اطلاع وی برساند.

لازم به توضیح است در صورتیكه مدیران شرح وظایف مدونی در مورد كارمند در اختیار نداشته باشند از طریق واحد ارزشیابی مؤسسه شرح وظایف پستهای مربوطه در حد امكان در اختیار آنان قرار خواهد گرفت.

فرم ارزشیابی كارمند بایستی در طول دوره ارزشیابی (فروردین تا اسفند) نزد مسئول واحد (ارزشیابی كننده نگهداری و نامبرده موظف است در طول سال نقاط قوت و ضعف عملكرد و رفتار كارمند تحت سرپرستی را در صفحه 4 فرم كه به همین منظور اختصاص پیدا نموده با ذكر تاریخ ثبت نماید. این مسئله بسیار مهم و ضروری است كه م
تأسفانه ارزشیابی كنندگان در خیلی از موارد اقدام به بایگانی فرمهای ارزشیابی می‌نمایند و نسبت به درج نقاط ضعف و قوت در طول دوره اقدام نمی نمایند بنابراین ممكن است در هنگام امتیازدهی چنانچه كارمند خدمات برجسته ای را انجام داده باشد و یا خدای نكرده سهل انگاری در انجام امور محوله در طول دوره داشته باشد از نظر خاطر ارزشیابی كننده دور بماند و موجبات ارزشیابی غیرواقعی و ناعادلانه را فراهم آورد.

بعلاوه درج نقاط قوت و ضعف با ذكر تاریخ در ستون مربوطه میتواند در صورت اعتراض كاركند به امتیاز ارزشیابی ملاك خوبی برای بررسی در كمیته رسیدگی به شكایات ارزشیابی مورد استفاده قرار گیرد.

2-گفتگو یا مصاحبه دوره:

ارزشیابی كننده بایستی در پایان سال جلسه ای تحت عنوان جلسه مصاحبه پایان دوره با كارمند تشكیل دهد این جلسه بایستی در محیطی آرام و با حضور ارزشیابی شونده و سرپرست برگزار گردد و ارزشیابی شونده فرصت اظهار نظر و دفاع از خود داشته باشد در این جلسه عملكرد كارمند در طول دوره مورد بحث و بررسی قرار گرفته، نقاط قوت و ضعف او مشخص و از امتیاز ارزشیابی خود آگاه می گردد و سپس نسبت به امضای فرم ارزشیابی خود اقدام می نماید.