شكل گیری سیستم های اطلاعات مدیریت

در ادارة سازمانهای بزرگ امروزی عمل تصمیم گیری به قدری مهم است كه برخی از محققان دانش مدیریت، سازمان را شكة تصمیم و مدیریت را علم تصمیم گیری تعریف كرده اند بی شك، امروزه با توسعة سازمانها و گسترش وظائف و مسئولیتهای مدیریت، تصمیمات مدیر باید همواره بر پایة بررسیهای فنی و آمار و اطلاعات صحیح و بر طبق اصول و روشهای خاص علمی استوار شود جریان عملیات و ف

فصل اول

(كلیات موضوع MIS)

(دیباچه)

در ادارة سازمانهای بزرگ امروزی عمل تصمیم گیری به قدری مهم است كه برخی از محققان دانش مدیریت، سازمان را شكة تصمیم و مدیریت را علم تصمیم گیری تعریف كرده اند. بی شك، امروزه با توسعة سازمانها و گسترش وظائف و مسئولیتهای مدیریت، تصمیمات مدیر باید همواره بر پایة بررسیهای فنی و آمار و اطلاعات صحیح و بر طبق اصول و روشهای خاص علمی استوار شود. جریان عملیات و فعالیتهای آتی سازمان، نیل به هدفهای مطلوب در برنامه های كوتاه مدت و دراز مدت، موفقیت و بهبود عملیات كه با صرف منابع انسانی و مادی همراه است، مستقیماً به نحوة اتخاذ تصمیم مدیران وابسته است. لازم است كه تصمیمات با تقبل حداقل اتلاف و ضایعات در منابع انسانی و مادی در جهت نیل به هدفهای مورد نظر اتخاذ شود.

اهمیت اطلاعات در فرایند تصمیم گیری بر هیچ صاحب نظری پوشیده نیست. اطلاعات از منابع حیاتنی سازمان بوده و هر قدر سازمانی از لحاظ اطلاعات غنی تر باشد، تصمیمات صحیحتری در آن اتخاذ خواهد شد.

به بیان ساده، تصمیم گیری یعنی انتخاب راه كار مناسب و مطلوب، از میان راه های كار مختلف برای حصول مقصودی معین.

این انتخاب بر مبنای قضاوت و اعتقادات شخصی و برآوردهای ذهنی با كمك اطلاعات عینی و واقعیتهایی كه ممكن است در دسترس تصمیم‌گیرندگان و اداره كنندگان باشد، صورت می گیرد. در صورت فقدان یا محدودیت اطلاعات و آمار برای حل مشكل یا مسئله مورد نظر یا نیل به هدف مطلوب، محققاً تصمیم گیری صحیح و منطقی نیست؛ و هرقدر اطلاعات در بارة راه كارها ناقص تر باشد، درجة عدم اطمینان نسبت به تصمیمی كه اتخاذ می شود، بالاتر خواهد رفت. پس بدین ترتیب خواهیم دید كه ارتباطات و نقل و انتقال اطلاعات در یك سازمان از جمله مبرم ترین وظائف در كار مدیران است. ضمناً اطلاعات زیربنای تصمیم گیریها و برنامه ریزیها و كنترل صحیح و كامل توسط مدیر است.

«شكل گیری سیستم های اطلاعات مدیریت»

در گذشته نه چندان دور، غالب سیستم های پرداخت حقوق و دستمزد، سیستم های پردازش داده ها بودند كه به كمك آنها فقط لیست و فیش حقوق تهیه می شد و حداكثر می توانستند كسورات را محاسبه نموده و جمع دریافتی سالانه را بنویسند. اما مدیران كم كم برای كسب اطلاعات بیشتر در مورد كارمندان خود درخواستهایی مطرح نمودند، درنتیجه سیستم های پردازش داده های حقوق و دستمزد، تبدیل به سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی گردید. با سیستنم اطلاعات مدیریت منابع انسانی می توان یك سری پیش بینی ها و محاسبات انجام داد، مانند بررسی پرداخت دستمزد بین گروههای مختلف كاری، استفاده بهتر از تخصص های موجود و ارائه اطلاعاتی كه در تمام سطوح مدیریت مورد نیاز می باشد.

نكته ای كه قابل توجه می باشد آن است كه معمولاً مدیران شركتهای تولیدی بدون شناخت دقیق از محصول، هزینه تولید و وضعیت و شرایط بازار هرگز حاضر به ایجاد یك خط جدید نیستند، اما همین مدیران خیلی راحت میلیونها تومان صرف پیاده سازی سیستم های اطلاعات مدیریت می كنند بدون آنكه شناخت دقیقی از اهداف، حدود و كاربرد آن داشته باشند. همین امر غالباً منجر به پیاده سازی و اجرای سیستم هایی می شود كه با مشكلات بسیار همراه می باشد.

بروز این مشكلات ایجاب می كند كه مدیران یك شناخت اجمالی از سیستم های اطلاعات مدیریت داشته باشند. هدف سیستم های اطلاعات مدیریت نأمین نیازهای اطلاعاتی كلیه مدیران سازمان و یا واحدهایی از سازمان می باشد. این واحدها ممكن است بر اساس زمینه های عملیاتی سازمان باشد یا بر اساس سطوح مدیریت.

سیستم اطلاعات مدیریت گزارشاتی را به صورت نمودار یا جدول در اختیار كاربرتن مربوطه قرار می دهد. عوامل انسانی همواره برای عملكرد سیستم های اطلاعاتی، بسیار مهم بوده اند اما مدیران و كارشناسان اطلاعاتی می توانند برنامه هایی طراحی نمایند كه آثار منفی عوامل انسانی را به نتایج مثبت تبدیل نمایند.

Mis چیست؟

تا نیمة دهة 1960 غالب شركتهای بزرگ علیرغم همه مشكلات موفق به اجرای اولین سیستم های كامپیوتری خود شده بودند. كار این شركت ها با حجم زیاید از داده ها كه در اختیار داشتند بسیار مشكل بود و تلاش زیادی بود تا این داده ها را به شكلی تبدیل نمایند كه برای كامپیوتر قابل قبول باشد. ادبیات كامپیوتر در سازمانها محدود بود به عده ای كارشناس اطلاعاتی، این كارشناسان نیز هیچگونه تجربه واقعی برای هدایت اجرای مراجل چرخه حیات سیستم نداشتند و لذا پیشرفت در این زمینه به تدریج و در اثر سعی و خطا بوجود آمد.

سازمانها در آن دوران سخت یك هدف داشتند و آن این بود كه در اجرای وظائف پردازش داده ها از كامپیوتر دقیقاً همانگونه استفاده می كنند كه ماشین های پانچ كارت آنرا داشتند. امور سیستم های اط
لاعات حسابداری خوب تعریف می شد و روی ادارات حسابداری سازمان تأثیر می گذاشت و اصولاً اجرای كامپیوتر به معنای تبدیل امور جاری به شكل كامپیوتری بود.

تلاش اولیه برای MIS.

با اجرای سیستم های حسابداری،‌ هم كارشناسان اطلاعاتی سازمان و هم تولید كنندگان كامپیوتر مایل بودند كه فعالیت كامپوتری توسعه یابد. لذا در جستجوی طراحی سیستمی برآمدند ولی طولی نكشید كه متوجه شدند این سیستم ها مطلوبیت زیادی ندارد و تكنولوژی مربوطه سالهای طولانی بود كه نتوانسته بود اطلاعاتی در اختیار مدیریت قرار دهد و لذا هنگامی كه برای اولین بار معلوم گردید كه كامپیوتر می تواند این فاصله را پر نماید، به نظر رسید كه كار آسانی باشد.

سازمانهایی كه تلاش نمودند تا اولین سیستم های اطلاعات مدیریت را اجرا نمایند به نتایج دیگری رسیدند. مانع بزرگ، مدیران بودند، چرا كه چیزی در مورد كامپیوتر نمی دانستند، كار خود را بلد بودند، روشهایی را برای حل مسائل ابداع كرده بودند، اما هیچگاه در مورد نقش اطلاعات در فعالیتهای خود، رسماً فكری نكرده بودند. درنتیجه برای مدیران مشكل بود تا خواسته های خود را از mis بیان نمایند.

این وضعیت برای كارشناسان اطلاعات بسیار سخت بود، زیرا این افراد از مدیریت چیز زیاید نمی دانستند و نمی دانستند از چه چیزی سوال كنند. لذا به این نتیجه رسیدند كه تنها راه برای آنها، طراحی و اجرای سیستم هایی بود برای تولید اطلاعاتی كه فكر می كردند مدیران به آن نیاز دارند. این كار انجام شد اما در بسیاری از موارد، پیش بینی كارشناسان اطلاعات اشتباه بود و لذا سیستم های طراحی شده توسط ایشان، قابل استفاده نبود.

به مرور زمان وقتی مدیران با كامپیوتر آشنا شدند و متوجه منطق واقعی فرآیندهایی كه در حل مسایل بكار می گرفتند شدند، توانستند نیازهای اطلاعاتی خود را بیان نمایند. كارشناسان اطلاعاتی نیز به نوبع خود با مبانی مدیریت آشنا شدند و یاد گرفتند برای طراحی سیستم های اطلاعاتی چگونه با مدیران همكاری نمایند. بدین ترتیب سیستم های اطلاعات مدیریت دوباره طراحی شدند به گونه ای كه با نیازهای مدیران هماهنگی بیشتری داشتند و بالاخره سیستم های اطلاعات مدیریت به عنوان زمینه عمده كاربر كامپیوتر تعیین گردید.

تعاریف MIS:

برای سیستمهای اطلاعات مدیریت تعاریف زیادی ارائه شده است. برای آشنایی بیشتر به چند تعریف ارائه شده می پردازیم:

1- سیستم اطلاعات مدیریت یك سیستم سازمانی است كه اطلاعات گذشته، حال و پیش بینی شده در مورد شركت و محیط آن را ارائه می كند.

2- با درنظر گرفتن اینكه سازمان دارای سطوح مختلفی می باشد و گروه های متعددی برای تأمین یك هدف واحد وظائف مختلفی را انجام می دهند، MIS یك ساختار جامعی است از پاغیگاه داده ها و جریان اطلاعات در تمام سطوح و اجزاء كه با جمع آوری، نقل و انتقال و ارائه اطلاعات، نیازهای سازمان را به بهترین نحو تأمین می كند.

3- Mis سیستمی است كامپیوتری كه اطلاعات را در اختیار كاربران مربوطه قرار می دهد. كاربران معمولاً یك سازمان رسمی را تشكیل می دهند. اطلاعات، سازمان یا یكی از سیستم های عمده آنرا برحسب اینكه در گذشته چه وقایعی برای آن اتفاق افتاده، هم اكنون در آن چه می گذرد، و احتمالاً در آینده برایش چه واقع خواهد شد، نشان می دهد. اطلاعات به شكل گزارشات ادوارای، گزارشات خاص و نتایج شبیه سازی ریاضی تهیه می شود: نتایج گزارشات توسط ندیران و غیر مدیران هنگام تصمیم گیری برای حل مسائل سازمان مودر استفاده قرار می گیرد.

هدف از ایجاد یك سیستم اطلاعات مدیریت چیست؟

هدف از سیستم اطلاعات مدیریت كه گاهی به آن سیستم گزارش دهی اطلاعات نیز می گویند، ارائه بازخور از عملیات جاری و روزمره شركت به مدیر و كاركنان دیگر می باشد. این گزارشات در كنترل، سازماندهی و برنامه ریزی فعالیت های جاری سازمان به آنها كمك می كند.

سیستم های اطلاعات مدیریت با ارائه اطلاعات صحیح و مناسب به كاركنان ذیربط، به شكل مناسب و در زمان مناسب، نقش حساسی در جهت تأمین هدف اصلی سازمان دارد.

گزارش دهی در سیستم اطلاعات به چه شكل است؟

كار سیستم های اطلاعاتی مدیریت فقط این نیست كه داده های خام را از منابع مربوطه عبور دهند، بلكه داده ها را جمع آوری نموده پس از پردازش و طبقه بندی آنها،‌ مدیران را در مورد فعالیت های مهم سازمانی آگاه می كند. سیستم، اطلاعات خود را از طریق گزارشهایی كه از قبل تعریف شده اند ارائه می كند. مثلاً مدیران با بررسی لیست فروش بر حسب زمان درخواهند یافت كه محصولات چگونه به فروش می روند. گزارشات روزمره فروش می تواند به راحتی این كارها را انجام دهد. بدین ترتیب كه داده های مربوط به محصولات مختلف، دوره های زمانی، نمایندگی های فروش، مناطق مختلف و عیره را محاسبه و ارزیابی می نمایند. حال اگر مدیری بخواهد وضعیت یك فروشنده خا را بداند، اطلاعات مربوط به راحتی در اختیار وی خواهد بود. ضمن اینكه با همین گزارش می تواند به اسانی فروش فصول مختلف را با هم مقایسه كند و یا فروش یك فصل را در سالهای مختلف بررسی نماید. توسط MIS می توان انواع گزارشات را تهیه نمود. این گزارشات ممكن است برنامه ریزی شده، گزارشات بر اساس درخواست و نیاز خاص و یا گزارشات بر اساس شرایط و حوادث خاصی باشد.

(آشنایی با سیستم ها)

تعاریف و مشخصات سیستم ها

یكی از مسائل و مفاهیم مهمی كه در مدیریت مطرح است، مسئله سیستمها و روشهاست. به همین دلیل آشنایی با تعاریف و مشخصات سیستمها م
فید و ضروری به نظر می رسد.

تعریف:

در زبان فارسی لغت (سیستم) به عنوان واژه ای مترادف با كلمه رشته، جهاز، مجموعه، سلسله، نظام و منظومه است. برای سیستم تعاریف زیاید شده و در هر تعریف به جنبه ای از آن بیشتر توجه گردیده است. اما سیستم به مفهوم كلی عبارت از ترتیب اجزای متشكلی است كه موجب حصول هدفهای خاص مبتنی بر برنامه باشد.

مشخصات:

مهمترین و بارزترین مشخصه ها برای یك سیستم عبارت است از:

– سیستم به خاطر نیل به هدف یا نیتی طراحی شده است.

– سیستم با یك مرز از محیط خارجی خود مشخص و متمایز می شود.

– سیستم در داخل خود دارای اجزاء متصل و وابسته به هم است، كه هر یك فعالیتها و وظائف مشخصی دارند، و هركدام به نوبة خود نیز حائز اهمیت هستند.

– سیستم ها عموماً داریا یك ساختمان سلسله مراتبی می باشند كه هر قسمت به نوبة خود دارای اجزاء و قسمتهایی است.

– كنش و واكنش بین اجزاء دارای نتایجی است كه ثابت و مشخص می باشند، و انحراف از این استاندارد دلیل بر وجود نقصی در اعمال یك یا چند جزء است.

– همانطور كه اشاره شد سیستم از مجموعه ای از احزاء به هم پیوسته كه در جهت نیل به هدفی خاص فعالیت می كنند تشكیل شده است. میان این اجزاء‌ به هم پیوسته ارتباط و اطلاعات حرف اول را می زنند و اگر این دو وجود نداشته باشد سیستم بوجود نمی آید. پس حال به بررسی اطلاعات و ارتباطات كه مهمترین جزء‌ سیستم می باشند می پردازیم.

جریان اطلاعات

مادة سیالی كه اجزای شبكه سیستم سازمانی، یا واحدها و سطوح مختلف سازمان را به هم ارتباط داده و متصل میكند ارتباطات، و یا رد و بدل شدن و جریان اطلاعات بین اجزاست. در واقع اطلاعات مانند خونی است كه از قلب به شاهرگها و از شاهرگها به مویرگها و نتیجتاً به تمام قسمتهای مختلف بدن منتقل می شود، و سپس مورد تغذیه سلولهای بدن قرار میگیرد. معمولاً نتایج كلی و نهایی عملیات واحدها به صورت اطلاعات در قسمتی به نام برنامه ریزی و كنترل كه مغز متفكر سیستم است، جمع آوری، نگهداری و تنظیم می شود. در آنجا كلیة اطلاعات جمع شدة داخلی و خارجی تجزیه و تحلیل شده سپس تصمیمات مقتضی در امور مختلف سازمان جهت نیل به اهداف مورد نظر گرفته می شود. سازمان پیوسته خود را توسط همین اطلاعات به دست آمده با محیط خارج تطبیق می دهد و این وسیله ای می گردد جهت ارزیابی و تصحیح اشتباهات و انحرافات در عملیات مختلف سازمان.

تعریف اطلاعات:

انتخاب مقدار مناسبی از اطلاعات خام كه جهت كاهش جهل و نااگاهی یا برای كم كردن جنبه ها و قسمتهای تاریك و نامعلوم در یك اتخاذ تصمیم مورد استفاده قرار میگیرد.

محیط سیستمهای اطلاعاتی:

منظور از محیط سیستمهای اطلاعاتی كلیه عواملی هستند كه به نوعی بر سیستمهای اطلاعاتی اثر میگذارند كه برخی از آنها عبارتند از:

– وظیفه اصلی سازمان: منظور این است كه یك سازمان، یك شركت تولیدی و … از طریق میزان و تعداد وظایف سازمانی و ارتباط بین این عوامل، حجم سفارشات، فاكتورها و صورتحسابها می تواند بر وظیفه اصلی تأثیر بگذارد.

– ساختارهای كنترلی و چگونگی تصمیم گیری: میزان تمركز و عدم تمركز چقدر است، بخشهای مختلف چه تصمیماتی و وظایفی را می توانند ابراز نمایند، حدود تصمیم گیری برنامه ریزی شده و نشده چقدر است.

– شیوه مدیریت: میزان تفویض اختیار، میزان مشاركت در برنامه ریزی چقدر است و برنامه ها چطور كنترل می شود.

– محیط خارجی سازمان: منظور این است كه اطلاعات خارج از سازمان چه اندازه اهمیت دارند. چارچوبهای قانونی چگونه است، سازمان با چه شیوه هایی با محیط خود ارتباط برقرار میكنند.

– تكنولوژی اطلاعاتی مورد استفاده

– كاربران سیستمهای اطلاعاتی

– ساختار سازمانی و سطوح آن