کارآموزی کامپیوتر – اداره برق شهرستان گرگان

انسان از زمانی كه خواندن و نوشتن را فراگرفت و بكار و فعالیت و تحصیل علوم مختلف مشغول شد، به تدریج به سمت تحقیق و پژوهش روی آورد و كم‌كم نیاز به ثبت آموخته‌ها در قالب كتبا و دفتر در او احساس شد بدین ترتیب گام‌های نخستین را در جهت بایگانی كردن آنچه كه او آموخته بود، برداشت

مقدمه:

انسان از زمانی كه خواندن و نوشتن را فراگرفت و بكار و فعالیت و تحصیل علوم مختلف مشغول شد، به تدریج به سمت تحقیق و پژوهش روی آورد و كم‌كم نیاز به ثبت آموخته‌ها در قالب كتبا و دفتر در او احساس شد. بدین ترتیب گام‌های نخستین را در جهت بایگانی كردن آنچه كه او آموخته بود، برداشت.

در واقع این كار از روزگاران قدیم توسط تاریخ‌نویسان و مورخان در دربار پادشاهان با شرح كامل وقایع و حوادث آن زمان شروع شد و توسط دانشمندان و پژوهشگران با سند نمودن نتایج آزمایشات و آنچه فرا گرفته بودند، دنبال شد تا به امروز.

امروزه تهیه سند در همه امور از كارهای تاریخی گرفته تا نویسندگی و كارهای دولتی انجام می‌شود. این كار در زمان حاضر امری بسیار پسندیده و معمول بوده و ضرورت آن در همه مكان‌های دولتی و سازمان‌ها و حتی شركت‌های خصوصی احساس می‌شود.

بایگانی كردن در یك تعریف عام به معنای تهیه و نگهداری نسخه دومی‌از مجموعه فعالیت‌هایی كه می‌بایست در یك روال كاری انجام شوند، می‌باشد.

در حال حاضر بخش بایگانی، یكی از بخش‌های مهم هر سازمان دولتی و یا خصوصی را تشكیل می‌دهد. سازمان آب، اداره گاز، برق، مخابرات و… همگی دارای قسمت بایگانی می‌باشند، اما بخش بایگانی در یك محیط گسترده‌تر با حیطه كاری وسیع‌تر قرار می‌گیرد. این محیط كاری دبیرخانه نامیده می‌شود.

دبیرخانه یكی از مهمترین قسمت‌های یك اداره می‌باشد كه بایگانی كردن اسناد یكی از كارهای عمده و مهمی‌است كه در این بخش انجام می‌شود. كلیه كارهای مربوط به بایگانی در دبیرخانه تفكیك می‌شود و كار هر قسمت توسط یك متصدی خاص با تخصص مربوط به آن كار به بهترین شكل ممكن انجام می‌شود. كار بایگانی به صورت زیر تفكیك می‌شود:

1. ثبت اسناد

2. تفكیك اسناد

3. تشكیل پرونده

4. بایگانی پرونده‌ها

در این صورت ارائه خدمات بهینه و سریعتر صورت می‌گیرد. در این اداره كلیه كارهای بایگانی به صورت دستی انجام می‌شود. در كشور ما جایگزین كردن سیستم‌های كامپیوتری در دبیرخانه به جای كارهای دستی در حال اجراست، اما هنوز تمام دبیرخانه‌های ادارات و سازمان‌های كشور مجهز به سیستم كامپیوتری نشده‌اند و این كار در برنامه‌های آتی این سازمان‌ها قرار گرفته است.

اما به نظر می‌رسد با وجود یك سیستم كامپیوتری در دبیرخانه‌ها، با اینكه حجم كارهای دستی به میزان قابل توجهی كاهش می‌یابد، اما نیاز به كار دستی هیچگاه رفع نمی‌شود. به هر حال، قرار دادن سیستم‌های كامپیوتری به كارها (در همه‌جا) سرعت می‌بخشد و باعث بالا رفتن كیفیت كار پاسخ به ارباب رجوعان می‌شود.

تاریخچه پیدایش برق در منطقه مازندران

در سال 1307، اولین موتور ژنراتور برق به قدرت 150 كیلووات در گرگان نصب گردید و دومین كارخانه برق در شر بابل به قدرت 120 كیلووات و متعاقب آن سومین كارخانه برق در شهر ساری به قدرت 60 كیلووات نصب و مورد بهره‌برداری قرار گرفت و به تدریج دیگر شهرهای این استان به مولدهای كوچك دیزلی مجهز شدند.

این نیروگاه‌ها توسط بخش‌های خصوصی و یا شهرداری‌ها اداره می‌شدند، ولی چون قادر به تامین برق شهرها نبودند، لذا به منظور تامین نیرو و نیز توزیع و استاندارد نمودن شبكه‌ها در سال 1343 وزارت آب و برق تشكیل و شروع بكار نمود.

وزارت آب و برق اقدام به تاسیس شركت توانیر و شركت‌های برق منطقه‌ای در سطح كشور نمود كه تولید و انتقال نیروی برق مازندران به عهده شركت توانیر و قسمتی از انتقال و توزیعت نیرو در سطح منطقه به عهده شركت برق منطقه‌ای مازندران واگذار گردید و این شركت در آذرماه سال 1344 رسماً تاسیس و فعالیت خود را در منطقه آغاز نمود.

در دبیرخانه اداره برق، چون تقریباً كلیه كارها به صورت دستی انجام می‌شود، لذا ارتباط چندانی با كامپیوتر ندارند، فقط تایپیست است كه كار او با كامپیوتر انجام می‌شود، ولی كار او فقط به تاپ نامه‌ها (در محیط Word) و تایپ جداول و نمودارها (در محیط Excel) خلاصه می‌شود.

یكی از بخش‌های اداره كه ارتباط بیشتری با كامپیوتر دارند، بخش پذیرش می‌باشد. این بخش مسوولیت بزرگی در پاسخگویی به ارباب رجوعان و متقاضیان دارند. كامپیوترهای این بخش همگی متصل به شبكه (Server) هستند. كار عمده كارمندان این بخش در محیط Access می‌باشد.

Access یا بانك اطلاعاتی در همه سازمان‌ها یكی از بهترین محیط‌ها برای نگهداری اطلاعات می‌باشد. در بخش پذیرش، در وهله اول پس از درخواست انشعاب برق توسط متقاضی، اطلاعات درخواست كننده وارد كامپیوتر می‌شود؛ سپس تشكیل پرونده‌ها به صورت دستی دنبال می‌شود و سرانجام با طی یك روال كاری (بازدید، تشكیل جلسه و تایید طرح) پرونده‌ها كمیسیون می‌شوند و كمیسیون‌ها در همان بخش پذیرش توسط كارمند مربوطه این كار در محیط Word تایپ می‌شود و بقیه كارها در دبیرخانه دنبال می‌شود.

یكی دیگر از بخش‌های این اداره كه با كامپیوتر ارتباط دارند، قسمت حسابداری اداره می‌باشد. اگرچه حجم عظیمی‌از كار این قسمت هم به صورت دستی انجام می‌شود، اما وارد كردن ارقام و حساب‌های مالی و نگهداری اطلاعات پولی شركت در محیط Access صورت می‌گیرد.

بخش دیگر قسمت آمار و اطلاعات اداره می‌باشد كه وظیفه نگهداری كلیه آمار و اطلاعات در مورد تاریخچه اداره برق، اطلاعات آماری سال‌های مختلف و نمودارهای آماری می‌باشد كه با محیط Access كار می‌كنند.

كلیه قسمت‌های اداره برق، مانند قسمت بهره‌برداری، طرح و نوسازی، قسمت مالی و اداری، بایگانی، حسابداری، پذیرش، خدمات مشتركین و…. باید دارای حداقل یك كامپیوتر متصل به شبكه باشند. در ضمن اداره برق دارای یك وب‌سایت به آدرس … می‌باشد.

در هر اداره و سازمان دولتی کلیه کارهایی که طبق قانون و روال اداری طی می شوند در پایان کار باید در جایی ثبت و سندی از آنها در اداره بایگانی شود تا مدرکی وجود داشته باشد که این کار روال عادی خود را طی کرده و تمامی قوانین و مقررات را پشت سر گذاشته است. بایگانی کردن از قدیم الایام در هر زمان و مکانی امری معمول و پسندیده بوده و تقریباٌ در همه جا کاربرد دارد.

دبیرخانه یکی از قسمتهای مهم و پرکار هر اداره ای می باشد تمامی ثبت و بایگانی اسناد و مدارک مربوط به خرید انشعابات برق در انواع مختلف (شهری ـ روستایی) و یا (خانگی ـ تجاری ـ صنعتی) که در قالب کمیسیون ابلاغ می شوند کلیه پرونده های متقاضیان در نوع های جدا (برقدار ـ بی برق) کلیه نامه های اداری به شرکت ها ـ ادارات ـ سازمانهای دولتی و… برگه های مرخصی و حکم ماموریت اسناد مربوط به برنده شدن اشخاص و شرکتها در استعلام ها و کلیه کارهای دفتری و ثبتی مربوط به تهیه آرشیو و بایگانی در این بخش انجام می شود.

در این اداره دو بایگانی وجود دارد:

1) بایگانی مربوط به پرونده های شهری (که مربوط به کار دبیرخانه می باشد)

2) بایگانی مربوط به پرونده های روستایی (که مربوط به کار قسمت بایگانی است که این قسمت فقط وظیفه نگهداری پرونده ها را به عهده دارد)

همچنین تا حد امکان بایگانی دبیرخانه مربوط به پرونده های جاری که در چند ساله اخیر تهیه شده اند می باشد اما بخش بایگانی دوم بیشتر پرونده های راکد را نگهداری می کند.

در دبیرخانه کلاً سه پست شغلی وجود دارد:

1) مسئول ثبت نامه ها و کلیه اسناد رسیدن و فرستاده شده و پیگیری آنها

2) متصدی بایگانی

3) تایپیست

مسئول ثبت و پیگیری: کلیه نامه ها ـ کمیسیون ها ـ استعلام ها ـ مرخصی ها ـ ماموریت ها و… را در دفتر اندیکاتور ثبت می کند نامه هایی که باید پیگیری شوند را در دفتر پیگیری نوشته و کار پیگیری آنها را دنبال می کند.

متصدی بایگانی: مسئول بایگانی پرونده ها می باشد در صورتیکه درخواست بیرون کشیدن پرونده ای از سوی قسمت طرح و نوسازی شود متصدی بایگانی می بایست پرونده را از بایگانی جستجو کرده و شخصاٌ به این قسمت ببرد پرونده ها نباید به دست ارباب رجوع داده شوند.

تایپیست: مسئول تایپ نامه ها ـ فرم ها ـ استعلام ها می باشد هر ارباب رجوعی ابتدا نامه نوشته شده را از طرف مدیر مربوطه (که اکثراٍ از طرف مدیر خدمات مشترکین است) پس از دریافت امضا از طرف مدیر اداره برای تایپ به دبیرخانه می آورد نامهه ا را پس از تایپ دوباره به همان قسمتی که ارباب رجوع را به دبیرخانه فرستاده بودندمی فرستند تا امضا را روی نامه تایپ شده گرفته و سپس امضا مدیر را بگیرند پس از ان دوباره دبیرخانه فرستاده می شوند تا نامه ثیت شود.

نامه‌ها:

کلیه متقاضیا ن انشعاب برق پس از اینکه از طریق بخش پذیر درخواست خرید برق می دهند و پس از تشکیل پرونده و بازدید از محل و تایید شدن فروش برق برای محل مورد نظر و طی کردن روال اداری در مرحله آخر باید نامه ای کا در آن درخواست برق شده را برای امضا نزد مدیر برده و پس از تایید نامه ثبت شود این نامه ها معمولاٌ از طرف مدیر خدمات مشترکین نوشته شده و امضا می شوند. کلیه نامه های دست نویس برای اینکه مجوز تایپ دریافت کنند باید امضای مدیر اداره را داشته باشند در غیر این صورت حق تایپ شدن را ندارند.

نامه های دارای امضا توسط ارباب رجوع های متقاضی برق به دبیرخانه برای تایپ آورده می شوند پس از تایپ نامه دوباره به قسمت خدمات مشترکین برده می شود تا امضا مدیر این بخش (که نامه دست نویس هم توسط همین مدیر تهیه شده بود) گرفته شود اصطلاحاٌ به این کار پاراو می گویند. نامه در صورتیکه غلط تایپی نداشته باشد تایید می شود نامه پس از دریافت امضا مدیر مربوطه برای امضای آخر نزد مدیر اداره برده می شود نامه در صورتیکه از نظر مدیر هیچگونه اشکال دستوری در جمله بندی نداشته باشد و در صورتیکه حتماٌ پاراو شده باشد امضا می شود سپس نامه دوباره به دبیرخانه آورده می شود تا آخرین مرحله اداری طی شود یعنی نامه ثبت می شود.

معمولاٌ نامه ای که بصورت دست نویس تهیه شده بجز متن اصلی دارای رونوشت می باشد رونوشت به قسمتهایی نوشته می شود که می بایست در جریان کار این نامه قرار داشته باشند مثلاً روی اینگونه نامه ها رونوشت به قسمت خدمات مشترکین جهت اطلاع نوشته می شود قالب نوشته شدن رونوشت نیز به همینگونه است یعنی در انتهای نامه پس از اینکه نام مدیر در قسمت چپ و پایین نامه نوشته می شود تا بعد در این قیمت امضا مدیر قرار بگیرد در پایین تر نام مدیر سمت راست با فونت ریزتر از فونت متن نامه رونوشت ها نوشته می شوند شکل کلی یک چنین نامه ای به این صورت است:

در ضمن نامه ها باید در کاغذ های آرم دار اداره برق تایپ شوند نامه هایی که دارای رونوشت می باشند به تعداد رونوشت به اضافه دو پرینت گرفته شده همچنین یک پرینت بدون رونوشت هم گرفته می شود از نامه ای هم که اصلاٌ رونوشت ندارد باید سه پرینت گرفته شود بنابراین از نامه نوشته شده حداقل سه نامه تایپی باید تهیه شود.نامه بدون رونوشت روی نامه های رونوشت دار قرار گرفته و در زیر همه نامه های تایپ شده نامه دست نویس قرار می گیرد این نامه ها را به هم گیره می کنند و برای پاراو نزد مدیر مربوطه می فرستند.

نامه رونوشت دار که پس از نامه روی قرار دارد باید پاراو شود و نامه رویی که بدون رونوشت است توسط مدیر اداره امضا می شود وقتی نامه ها برای ثبت به دبیرخانه آورده می شوند تک تک نامه ها شماره و تاریخ خورده (به جز نامه دست نویس) سپس نامه اول که توسط مدیر امضا شده و فاقد رونوشت است به ارباب رجوع داده می شود در اینجا کار ارباب رجوع در اداره تمام می شود نامه دوم که توسط مدیر قسمت مربوطه (مثلاٌ مدیر خدمات مشترکین) امضا شده با ضمیمه نامه دست نویس در قسمت بایگانی قرار می گیرد سایر نامه ها که امضا ندارند مهر آماده امضا مدیر روی آنها خورده می شود یکی از نامه ها در آرشیو قرار می گیرد در صورتیکه تعداد نامه ها بیشتر از سه تا باشد به ازاء هر یک از رونوشت ها یک نامه در نظر گرفته می شود که بعداٌ نامه با رونوشت های تیک خورده در پوشه خدمات مشترکین قرار می گیرند برای پیگیری های بعدی.

ثبت نامه ها در دفتر اندیکاتور:

در صفحه های سمت چپ دفتر اندیکاتور نوشته شده شرح نامه های فرستاده شده و در صفحه های سمت راست نوشته شده: شرح نامه های رسیده. نامه ها در صفحه های سمت چپ یعنی در قسمت نامه های فرستاده شده ثبت می شوند در ضمن ردیف شماره مربوط به هر ثبت در صفحه های سمت راست نوشته شده است. هر دو صفحه شکل یکسان دارند به این صورت که ستون اول مربوط به عنوان ستون بعد مربوط به شرح و ستون های بعدی معمولاٌ خالی می مانند و برای نامه های معمولی به کار نمی روند.

صفحه های سمت راست صفحه های سمت چپ

معمولاٌ برای ثبت این نامه ها در قسمت عنوان نام متقاضی و در قسمت شرح می نویسیم: درخواست انشعاب برق.

بعضی از نامه ها از سوی بعضی از مدیران اداره خطاب به رئیس اداره می باشد این نامه ها پس از امضای مدیر برای تایپ به دبیرخانه آورده می شوند عنوان این ناهه ها خطاب به مدیرکل توزیع نیروی برق می باشد این نامه ها دوباره پس از تایپ نزد مدیر مربوطه برای پاراو برده می شود پس از تایید و امضا برای امضای نهایی نزد مدیر برده می شوند این گونه نامه ها که توسط ارباب رجوع بصورت دستی منتقل نمی شوند از طریق خود دبیرخانه مورد پیگیری قرار می گیرند.

برای ثبت این نامه ها در قسمت عنوان می نویسیم: مدیر محترم امور توزیع نیروی برق گرگان و در قسمت شرح موضوع نامه در قالب یک یا دو جمله بطور خلاصه بیان می‌گردد.

دسته بعدی نامه هایی هستند که توسط خود مدیر نوشته می شوند و معمولاٌ خطاب به شرکتها و سازمانهای دیگر می باشد دست نویس این نامه ها ابتدا توسط منشی رئیس به دبیرخانه برای تایپ آورده می شوند. و پس از تایپ و امضا مدیر روال معمول مانند نامه های دیگر دنبال می شود.

توجه: همه نامه هایی که برای تایپ به دبیرخانه آورده می شوند بدون استثناء خواه از جانب رئیس ـ خواه از جانب مدیران ـ باید امضا رئیس را داشته باشند در غیر این صورت تایپیست حق تایپ ندارد.

همه نامه هایی که پس از تایپ برای پاراو نزد شخص مربوطه برده می شوند باید به دقت مورد مطالعه قرار گیرند بیشتر نامه ها اگر از نظر لغوی و یا دستوری اشکال و یا نیاز به اضافه و یا کاستن داشته باشند دوباره به دبیرخانه برگردانده می شوند یک نامه ممکن است چندین بار اصلاح شود بنابراین تایپیست باید نامه تایپ شده را در کامپوتر ذخیره کند تا نیازی به دوباره نویسی نباشد یک نامه اداری قالب و فرمت خاصی دارد که تایپیست باید یه آن آگاه باشد مثلاٌ تمام نامه ها پس از متن سرآیند که همان عنوان (شخص یا شرکت مخاطب) می باشد باید با جمله ” با سلام و احترام ” آغاز شوند و اگر خود متن نامه با کلمه ” احتراماٌ ” آغاز شده باشد این کلمه باید از ابتدای نامه حذف شود کمی پایین تر از متن نامه در قسمت سمت چپ باید نام و نام خانوادگی رئیس اداره و در خط پایین همان خط سمت رئیس که بصورت جمله ” مدیر امور توزیع نیروی برق گرگان ” می باشد نوشته شود در صورت وجود رونوشت پایین تر از این در خط سمت راست با اندازه فونت کوچکتر رونوشت ها نوشته می شوند.

بعضی از نامه ها بصورت فرم های آماده در کامپیوتر وجود دارند فرمهایی که از قبل تایپ شده‌اند مثل نامه هایی که برای اداره گاز ـ شهرداری ـ دادگستری‌ـ رم ای پایان دوره کارآموزی و یا استعلام‌ها می‌باشند این گونه نامه ها چون همگی قالب یکسان دارند همگی از یک طرح تبعیت می کنند برای تایپ این گونه نامه هایی که آورده می شوند فقط کافیست فرم مربوطه را پیدا کرده و موضوع هایی مانند نام و نام خانوادگی ـ آدرس ـ نام شرکت و… را تغییر دهیم.مثلاٌ برای نامه هایی که به اداره گاز فرستاده می شوند عنوان همه ای نامه ها ” اداره گاز ناحیه گرگان ” می باشد متن همگی شبیه به هم است فقط در این متن باید نام اشخاص را تغییر دهیم در پایین تر متن نامه هم آدرس ها وجود دارند که باید تغییر کنند رونوشت های این نامه ها یکسان هستند.

و یا استعلام ها که در همگی آنها فقط باید نام شرکت برنده استعلام و یا نام نماینده آن شرکت و همچنین مبلغ برنده شده ذکر شود استعلام ها رونوشت ندارند. نامه های مربوط به استعلام ها مانند نامه‌های دیگر در کاغذ های آرم دار اداری تایپ می شوند ولی خود استعلام ها بصورت فرم های آماده ای هستند که فقط در آنها نام ‌ـ نام شرکت و مبلغ ها بصورت دستی نوشته می شوند اکثر نامه هایی که فرم‌های آماده دارند خود در کاغذ هایی بصورت فرم آماده نوشته می شوند یعنی دست نویس این نامه ها نیز در قالب فرم های آماده به دبیرخانه آورده می شوند.

برای جلساتی که هر چند وقت یکبار در اداره تشکیل می شوند نیز باید نامه های اداری تهیه شود و پس از تایپ ـ تایید و امضا در دفتر اندیکاتور ثبت شوند این جلسات ممکن است بین خود اعضا و کارمندان اداره تشکیل شود که در این صورت محل تشکیل این جلسات در نمازخانه اداره می باشد و در صورتیکه بین رئیس اداره و مدیران سایر ادارات و سازمانها باشد باید برای هر شرکت یک نامه تایپ شده و شماره بخورد و ارسال شود این جلسات در اتاق مدیر تشکیل می شوند.

جلسات مربوط به کمیسیون ها بین مدیر و سایر مدیران اداره در روزهای یکشنبه و سه شنبه هر هفته در اتاق مدیر تشکیل می شود.

نامه هایی که بدون تایپ ثبت می شوند:

این نامه ها ‌ـ نامه هایی هستند که برای اداره (از طرف شرکت ها ـ اداره کل و…) فرستاده شده اند این نامه ها در دفتر اندیکاتور در صفحه های سمت راست دفتر قسمت نامه های رسیده ثبت می شوند و شماره می خورند و برای اینکه مدیردر جریان کار این نامه ها قرار بگیرد این نامه ها در دستور کار مدیر قرار می گیرد.

ثبتی های دیگر که نیازی به تایپ ندارند مرخصی ها و ماموریت ها هستند که برگه های آماده مختص به خود دارند و امضا مسئول مربوطه برای ثبت کافیست.

نامه های ثبت شده در دفتری به نام دفتر پیگیری نوشته شده جهت مشخص شدن زمان پیگیری و دریافت پاسخ آنها. سپس روی نامه ها مهری زده می شود به شکل زیر: