مبانی نظری بررسی مولفه های طراحی داشبوردها برای ارائه اطلاعات مناسب و بهنگام برای مدیران سیستم

داشبورد
یکی از ابزارهای مورد استفاده در هوشمندی کسب ‌و کار ابزاری به نام داشبورد  می‌باشد که به همراه اجزا یک راه حل هوشمندی کسب‌وکار، یک حلقه کامل اندازه‌گیری و مدیریت عملکرد را برای سازمان پشتیبانی می‌نماید . داشبورد ابزاری گرافیکی می‌باشد که وضعیت شاخص های عملکردی را به صورت در لحظه و سلسله مراتبی  به نمایش در می‌آورد] ۲۷ [.  مدیران و یا افراد تصمیم گیر در بعضی موارد  لازم است که سریعاً تصمیمی را گرفته و آن را عملیاتی نمایند که برای این کار باید اطلاعات به صورت ملموس وگرافیکی در اختیار آنان قرار گیرد. داشبوردهای سازمانی ابزارهای بسیار مناسبی برای نمایش گرافیکی ارزیابی‌ها هستند. امروزه نرم‌افزارهای زیادی برای ارائه داشبوردهای سازمانی به وجود آمده که می‌توانند با انواع بانک‌های اطلاعاتی ارتباط برقرار کرده و ضمن اجرای عملیات محاسباتی نتایج اطلاعات را به صورت گرافیکی به نمایش بگذارند. 

واژه داشبورد از داخل هواپیما یا خودرو الهام گرفته شده است و هدف اصلی آن در هر سه مورد خودرو،هواپیما و سازمان یکی است : مشاهده اطلاعات مورد نیاز و هدایت یک سیستم پیچیده .می‌توان ادعا کرد که هدایت سازمان های امروز، در محیط پیچیده رقابتی، به مراتب پیچیده‌تر از هدایت یک هواپیما است. بنا برین مدیران جهت اجرای ماموریت سازمان و حرکت در راه آرمان‌های سازمان، حداقل به وسایلی که نمایانگر جنبه‌های مختلف عملکرد سازمان و هدایت آن است نیاز دارند] ۵۰[. تا آنجا که مربوط به داده ها است، داشبورد، نشان‌دهنده نوک کوه یخ است، یعنی آنچه را که کاربر در ابتدا می‌بیند و در صورت نیاز، برای کشف علل عملکرد، تجزیه و تحلیل بیشتر انجام می‌دهد (Ogan M., Oana Velcu 2011))

داشبوردها برای شناسایی روندها، الگوها و ناهنجاری‌های بصری در مورد کسب‌وکار، که  موضوع  طراحی اطلاعات  بصری اهمیت دارد به مدیران کمک می کنند. چندین هدف مختلف از داشبورد انتظار می رود که عبارت‌اند از  سازگاری و ثبات، نظارت و کنترل  برنامه‌ریزی  و ارتباطات (Pawls et al., 2009).  داشبوردها به منظور بهبود تصمیم‌گیری با تقویت شناخت و سرمایه‌گذاری در توانایی‌های ادراکی انسان مورد انتظار هستند. از این رو، به تازگی علاقه به داشبورد افزایش یافته است، که گسترش و ازدیاد ارائه‌دهندگان راه حل داشبورد در بازار، گواه این مدعاست. (Ogan M . , Oana Velcu,2011)  در استفاده از داشبورد باید اطلاعات به طور خلاصه، قابل‌فهم و مرتبط برای تصمیم‌گیری سریع و دقیق باشد Doina Maria and Vasile Bleotub , 2012)) 

 برخی مزایای داشبورد مدیریتی عبارت‌اند از ] ۵۰[ :
•    ارائه تصویری کارآمد از عملکرد سیستم
•    تشخیص مشکلات بالقوه پیش از تبدیل به بحران
•    ایجاد توانایی در شناسایی و تصحیح روندهای منفی
•    قابلیت اندازه‌گیری کارآمدی و ناکارآمدی سیستم
•    توانایی در تولید گزارش های جزئی از روندهای جدید
•    توانایی تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر بر اساس اطلاعات کسب‌وکار جمع‌آوری شده
•    ایجاد تراز بین راهبُردها و اهداف سازمانی
•    ذخیره زمان در ایجاد گزارش های سازمانی
•    ایجاد دید کلی و سریع از عملکرد سیستم
•    نظارت بر عملکرد سازمان،  واحدها یا فعالیت‌ها
•    تصمیم‌گیری سریع‌تر و بهتر
•    به‌روز بودن اطلاعات
•    نمایش وضعیت کل سازمان در یک نگاه
•    دسترسی سریع به اطلاعات از مجموعه چند منبع

برای پیاده‌سازی داشبوردهای مدیریتی نرم‌افزارهایی به صورت متن باز رایگان و یا بسته‌های گران‌قیمت مجوز دار که توسط شرکت های صاحب‌نام مثل Oracle، IBM و… در بازار وجود دارد. همچنین نرم‌افزارهای بومی تولید داخل نیز توسط بعضی شرکت ها مثل ماهان،گسترش فناوری‌های کشاورز، ثانیه،راهکار سیستم، ایریا، سازمان نگار و . . . تهیه‌شده که می‌توان متناسب با نیاز استفاده نمود.   

۱-۱۱-۲٫ داشبوردها، اندازه گیری عملکرد سازمانی و مدیریت
یکی از کاربردهای داشبورد، کمک به اندازه گیری عملکرد سازمانی و مدیریت است. سیستم های اندازه گیری عملکرد، با نظارت بر فرایندها و کنترل سازمان، دستیابی مطمئن به اهداف و مقاصد سازمان را امکان پذیر می سازد. [۴۴]هدف داشبورد می تواند به منظور بهبود کنترل داخلی و مدیریت عملکرد در میان رکود اقتصادی و یا توانایی برای دسترسی سریعتر به بررسی جنبه های مختلف عملکرد یک شرکت باشد . بنابراین داشبوردهای سازمانی راهی برای ارزیابی و چگونگی پیشرفت به سمت اهداف از پیش تعیین شده را فراهم نموده و به شناسایی نقاط قوت و ضعف کمک می نماید. [۵۵]

۲-۱۱-۲٫ اثرات پیاده سازی داشبورد بر سازمان
یکی از عوامل تقویت کننده پذیرش داشبوردهای عملکرد این است که کارکردهای BI علاوه بر تحلیلگران کسب وکار یا کاربران قوی در اختیار کاربران معمولی نیز قرار گیرد [۲۸]همان گونه که قبلا ذکرگردید، مقادیر مربوط به شاخص ها از طریق داشبورد که یک رابط کاربر برای سازماندهی و ارائه اطلاعات و روشی آسان برای تفسیر اطلاعات می باشد به تحلیل گران نمایش داده می شوند.  [۵۶]